KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Sistemi: Gerçek kişi, özel ve kamu kurumlarının BTK tarafından yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcılarından aldıkları adreslerle güvenli elektronik iletişim kurmalarını sağlayan sistem.
KEP SİSTEMİNİN KULLANIM ALANLARI
Gerçek kişi, özel ve kamu kurumlarının KEP adresi alarak KEP hizmet sağlayıcılarının hizmetlerinden faydalanmaları mümkündür. BTK tarafından yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcılarının yasal olarak verebildikleri hizmetler bazı kaynaklarda şöyle sıralanmaktadır:
KEP Hizmet Alanları:
- Resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı iletimi
- Kamu kurumları arasında ve kurum içi yazışmalar
- Kurumlar, şirketler ve şahıslar arasındaki yazışmalar
- Beyannameler ve tebligatlar
- İhtar-ihbar-teyit-dilekçeler
- Abonelik-üyelik işlemleri
- Elektronik fatura
- Banka hesap özetleri ve ödeme emri
- Sipariş-sipariş onay
- Sözleşme-teklif-kira sözleşmesi
- Sigorta işlemleri
- Fatura-hesap belgesi-makbuz
- Bordo
- İhale teklifleri
- Şirket içi yazışmalar
- Telif hakkı işlemleri
- Müşteri bilgilendirme ve itiraz vb. hâller
Önemli Not: Bu noktada her hizmet sağlayıcının farklı hizmetler sunup sunmadığı hususu sağlayıcı ile görüşülerek netleştirilmelidir.
KAPSAMLI KEP HİZMET ALANLARI
Yine başka bir kaynak, KEP sisteminin kullanım alanlarını daha detaylı şekilde şöyle sıralamaktadır:
Detaylı Hizmet Alanları:
- Tebligat, ekstre, talimat, ödeme emri, bildirim, ihtar, ihbar, mutabakat
- Sözleşme, poliçe satışı, yenileme ve iptalleri
- Beyanname, bildirge, teklif, sipariş, sipariş onayı
- Başvuru, dilekçe, duyuru ve çağrıların yapılması
- İştirak taahhütnamesi
- Resmi ve Özel Kurumlarla Noter kuvvetinde iletişim
- İK süreçleri, özgeçmiş gönderimi/alımı
- Müşteri şikâyetlerinin bildirilmesi/alınması
- Kamu yazışmaları
- Noter üzerinden yapılan tüm tebliğ, ihtar ve ibralar
- İadeli taahhütlü posta ile yapılan yazışmalar
- Güvenlik ve gizlilik gerektiren tüm yazışmalar
- Personel ücret pusulası, zaman çizelgesi, ihtar, ibra ve izin onay formu
- Sicil dosyası işlemleri, denetim ve teftiş gibi tüm yazışmalar
- Genel kurul toplantı davet ve kayıtları
- Önemli toplantı çağrıları, her türlü etkinlik daveti
- Yasal geçerli elektronik mutabakat
- Elektronik sözleşme, elektronik senet
- Elektronik sipariş ve sipariş onayı
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu da benzer kullanım alanlarına yer vermektedir.
E-TEBLİGAT VE OLAY KAYITLARI
E-tebligatın olay kayıtları; KEP hizmet sağlayıcılar tarafından e-tebligat hizmetinin verilmesi esnasında meydana gelen ve mevzuat gereği kayıt altına alınması zorunlu olan tüm süreçleri kapsayacaktır.
Olay Kayıtlarının Özellikleri:
- KEP hizmet sağlayıcılar, muhatabın adresine elektronik tebligatın iletilip iletilmediğine dair kayıt tutar
- Gecikme oluşmuşsa bu gecikmeye ilişkin olanlar da dâhil tüm süreçlerin olay kayıtları tutulur
- Olay kayıtları, e-tebligatın gönderilmesi, iletilmesi ve alınması süreçlerini kapsar
- Bu kayıtlar yasal delil niteliği taşır ve mahkemelerde kullanılabilir
KEP Sisteminin Avantajları:
- Güvenlik: Şifreli iletişim ve kimlik doğrulama
- Hız: Anında iletişim ve teslim
- Maliyet: Düşük maliyetli iletişim
- Takip: İletişim süreçlerinin takibi
- Yasal Geçerlilik: Resmi belge niteliği
Dikkat Edilmesi Gerekenler:
- KEP adresinin güncel tutulması
- Düzenli kontrol edilmesi
- Yasal sürelerin takip edilmesi
- Güvenlik önlemlerinin alınması
Önemli Not
KEP sistemi, modern iş dünyasında güvenli ve hızlı iletişim için vazgeçilmez bir araç haline gelmiştir. Bu sistem hakkında detaylı bilgi almak ve hukuki danışmanlık hizmeti için bizimle iletişime geçebilirsiniz.